¿Planificar en función de las necesidades del activo o de los recursos disponibles?

Un error común en el cual incurren algunas empresas consiste en asignar recursos (presupuestarios, humanos, etc.) a la organización de mantenimiento según "sus posibilidades" o como resultante de análisis distintos a la determinación real de las necesidades del activo, trayendo como consecuencia, la planificación en función del recurso. esto trae repercusiones negativas sobre el desempeño y resultados en la gestión del activo. Para entender, mejor el planteamiento, desarrollaremos un análisis sencillo por medio de un ejercicio general; usando como valor unidades de recursos, estos pueden traducirse en dinero, personal, repuestos, entre otros, y representaremos en una gráfica de barras tres valores, ubicando en el eje de las ordenadas las unidades de recursos ya mencionadas y en el eje de abscisas tres períodos presupuestarios consecutivos (3 años), como puede apreciarse en la figura 1. El primer valor (barra azul) será las necesidades del activo, esto se refiere a lo indicado por el fabricante, así como el contexto operacional complementario y cuyo valor irá creciendo en el tiempo como consecuencia del desgaste, desfase en la ejecución de mantenimiento, deficiencias operativas propias, entre otros. 

El segundo valor (barra roja) representará los recursos disponibles y sobre los cuales tenemos influencia directa, sea por medio de la asignación de recursos, contratación de personal, servicios, entre otros.

El tercer valor (barra verde) describirá la ejecución real del mantenimiento durante el período, el cual, será consecuencia directa de los recursos asignados suponiendo que estos fueron aprovechados eficientemente. los tres valores, quedarán representados según la gráfica siguiente y considerando que la asignación presupuestaria y el cumplimiento en la ejecución no variará a efectos del ejercicio:

Figura 1. Planificación durante 3 períodos fiscales consecutivos

Al planificar en función de los recursos disponibles, estaríamos analizando sólo la brecha entre ese recurso y la ejecución (∆Pp0, ∆Pp1 y ∆Pp2) o el área dentro de la elipse de la figura 2, dejando de lado una variación importante (∆Pr0, ∆Pr1, ∆Pr2 y ∆D) que irá creciendo a una tasa mayor que si la considerásemos y emprendiésemos acciones de mitigación en base a la información real motivado a que las necesidades de los activos son impostergables, es decir, no puedes “negociar” con el activo en función de las disponibilidades financieras u otros recursos, por tanto, estas aumentarán por razones de desfase en los requerimientos en adición al desgaste aumentado por las mismas necesidades no atendidas.

Otro elemento característico en estos casos se manifiesta al intentar analizar estos datos falsos y correlacionarlos con las tasas de fallas, TPPR y TPPF, entre otros, no aportarán información de apoyo confiable, porque estaríamos analizando la región baja de la gráfica sin considerar las necesidades no atendidas según las necesidades del activo.

Figura 2: Región de análisis en planificación por recursos (área dentro de la elipse)

Conclusiones:

Si bien es cierto que en muchas ocasiones, las empresas no cuentan con recursos en abundancia para asignar lo requerido por todas las organizaciones que hacen vida dentro de la misma, surgiendo el principio fundamental de la economía que establece que "las necesidades son infinitas y los recursos escasos",  Planificar en función de los recursos disponibles en lugar de las necesidades del activo trae grandes desventajas dentro  de las cuales podemos establecer:

•       Los indicadores de ejecución resultantes no son reales y no aportarán información fidedigna, por tanto, dificulta su correcta interpretación y abordaje de medidas correctivas.
•      Genera confusión al no poder establecer correlaciones con otros indicadores operacionales, financieros o de ingeniería de mantenimiento
•         Tiende a coadyuvar en el desmejoramiento de la salud de los activos

¿Qué decisión tomar entonces? es sencilla: planifique el mantenimiento en función a las necesidades del activo y no para mantener un indicador de cumplimiento esto le permitirá obtener data real que le permita interpretar mejor sus resultados y de allí poder tomar decisiones más certeras.

Andrés Pérez
Gerente General / Coach de mantenimiento
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