Auditorías de Mantenimiento ¿Inquisición u oportunidad?

Recuerdo una oportunidad en la cual le planteé a un gerente ante los pésimos resultados en su organización ¿porqué no hacemos una auditoría a la gestión de mantenimiento? Aquél dirigente luego de darle largas a su respuesta bajo el pretexto de no contar con suficiente personal de apoyo y recursos adicionales, finalmente la petición terminó poco tiempo después con su "cordial invitación" a cambiarme de departamento (por fortuna no me costó el empleo en aquella oportunidad). Analizando aquella situación en perspectiva, comprendí que la palabra auditoría produjo tal estruendo en su cerebro primario que a su subconsciente no le quedó otra opción que declararme "persona non grata". Es por ello, sin ánimos de recrear aquél evento en particular que dedicaré las próximas líneas al significado e impacto de una auditoría de mantenimiento.
A pesar que la palabra auditoría se ha popularizado como una acción de posibles consecuencias sancionatorias, en el caso que nos ocupa, como variante de la auditoría operativa, este desenlace no sucede en la mayoría de los casos (y tampoco lo considero pertinente ni recomendable), siendo esta una herramienta para determinar el estado de salud de la organización de mantenimiento. ¿Cómo? por medio del enfoque en la determinación si los recursos empleados: Talento humano, materiales, repuestos y medios de producción (Herramientas, equipos de apoyo tales como izamiento, soldadura, taller y tornería entre otros) son ejecutados eficientemente en beneficio del activo mantenido o si por el contrario, está ocasionando un desgaste acelerado o "envejecimiento prematuro" de estos.
Actualmente las organizaciones de mantenimiento cuentan como instrumentos de apoyo para la ejecución de esta actividad de la normativas reconocidas a nivel mundial publicada por la organización ISO (International Organization for Standardization), siendo las más relevantes las siguientes:

• Norma N° 55.000: Gerencia de Activos - Principios y terminología
• Norma N° 55001: Gerencia de Activos - Sistemas administrativos - Requerimientos.
• Norma N° 55002: Gerencia de Activos - Sistemas administrativos - Lineamientos para la aplicación de la norma ISO N° 55001
• Norma N° 14224 Industrias de petróleo, petroquímica y gas natural - recolección e intercambio de datos de confiabilidad y mantenimiento de equipos.
• Norma N° 19011 Directrices para la auditoría de Sistemas de Gestión
  
  
  

A pesar, de la especificidad de la norma 14224 a los sectores petrolero, petroquímico y gasífero, sirven de gran utilidad para su aplicación en todo tipo de industrias, sobretodo en las definiciones propias de mantenimiento y criterios de clasificación taxonómica de equipos. 

Nuestra propuesta de auditoría se basa a grandes rasgos en 7 aspectos macro:

1. La organización de mantenimiento
2. Evaluación de los recursos: Talento humano, herramientas y equipos de producción
3. Sistema de Gestión de mantenimiento (SGM): Plan de mantenimiento proactivo y su operacionalización (elaboración, implementación y retroalimentación). Documentación de soporte e indicadores de gestión. 
4. Gestión del mantenimiento no planificado
5. Administración de materiales y repuestos.
6. Ingeniería de mantenimiento: Tecnologías de ensayos no destructivos (END) aplicados y su interacción con el SGM
7. Informe final.

de esos breves aspectos se deriva un cuestionario base de 150 items para cuya recopilación de información se utilizan fundamentalmente:

1. Revisión minuciosa y extensiva de la información disponible
2. Entrevistas al personal responsable de la organización de mantenimiento y de los subprocesos que forman parte de la cadena de valor (Captura y diagnóstico, Planificación, programación, ejecución y monitoreo)
3. Visitas a las instalaciones.

Problemas habituales que suelen detectarse en una auditoría de gestión de mantenimiento.

Algunas de las oportunidades de mejora más comunes que surgen al realizar auditorías de mantenimiento en diferentes empresas están los siguientes:

Estructura organizacional:

• Falta o exceso de personal en los distintos niveles de la organización
• Mala estructuración en cuanto a la jornada laboral y la asistencia a las operaciones momentos clave
• Falta de formación del personal

Gestión de materiales, repuestos y herramientas especiales:

• Condiciones de almacenamiento inadecuadas y desorden 
• Fallas de inventarios: falta de repuestos de alta rotación vs repuestos sin rotación en exceso, sin definición de criterios para máximos y mínimos así como carencias en las estrategias para la adquisición y reposición de inventarios.
• Almacén mal dimensionado
• Falta de herramientas clave
• Fallas en el orden y limpieza así como en la certificación de equipos de taller (Izamiento, soldadura, medición, calibración, entre otros)

Gestión de mantenimiento

• No se realiza mantenimiento preventivo
• El plan de mantenimiento no existe, no es adecuado o no se aplica
• No existen procedimientos de mantenimiento establecidos considerando el contexto operacional del activo.
• No se consideran los aspectos de seguridad en la ejecución de la tarea
• Desviaciones en el ciclo de los permisos de trabajo
• Fallas en el protocolo de entrega de equipos a mantenimiento y recepción posterior a la ejecución de mantenimiento
• Falta de concientización  en el uso de equipos de protección personal (EPP) y los procedimientos de bloqueo y rotulado de equipos.
• No se retroalimenta el sistema de gestión de mantenimiento: no existen registros históricos actualizados ni se incluyen las observaciones de campo en las acciones de mantenimiento futuras.

La norma ISO indica que la ejecución de la auditoría debe ser llevada a cabo de forma periódica y en adición a esto nuestra recomendación es que la misma debe ser ejecutada preferiblemente por un ente externo de experiencia en este tipo de actividades con el propósito de maximizar la objetividad de la evaluación, sobretodo en caso de existir otros entes involucrados o interesados: requerimientos de clientes, aseguradoras, organismos reguladores o en caso de la tercerización del mantenimiento (outsourcing). En virtud de ello surgió AP Soluciones como iniciativa de apoyo al sector industrial en este tipo de requerimientos. El tiempo de duración de una auditoría de mantenimiento varía en función del tamaño y grado de complejidad de la instalación y puede realizarse en 2 semanas para el caso de una de tipo intermedio.
Mi consejo final: en lugar de incomodarse por el desarrollo de la auditoría, asúmanla como  una acción de mejora continua, una exploración que les permitirá el abordaje de oportunidades no visualizadas previamente, que contribuirá en el crecimiento de su organización de mantenimiento y por ende de su empresa.

Andrés Pérez

AP Soluciones
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